Secret médical et qualité d’accueil
Vos patients confient des informations sensibles à la personne qui décroche. Nos secrétaires médicales ont entre 5 et 20 ans d’expérience, et tout ce qu’elles entendent reste entre elles, vous et votre patient.
95 %des appels traités
30 sde temps d’attente moyen
Le secret professionnel, par écrit
Une clause de confidentialité
Chaque secrétaire s’engage par écrit au secret professionnel.
Une charte de comportement
Elle décrit, pour toute l’équipe, comment accueillir vos patients avec attention, transmettre leurs messages et préserver leur intimité.
Un contrat de sous-traitance RGPD
Chaque cabinet client signe avec nous un contrat qui encadre le traitement des données de ses patients.
Les données de vos patients
Nous travaillons directement dans votre agenda en ligne : Doctolib, Maiia, Perfactive, Itiaki ou votre logiciel. Les données de santé y restent, chez un hébergeur certifié HDS, conformément au RGPD. Si vous utilisez notre propre agenda en ligne, ses données sont hébergées chez OVH.
- Accès nominatifs aux logiciels et aux applications : chaque secrétaire a ses propres identifiants.
- Locaux fermés au 53 rue de la Paix, à Troyes.
- Données de notre agenda en ligne et de Dactyfil hébergées chez OVH.
- Données conservées 3 mois chez Dactyfil.
- Un délégué à la protection des données (DPO) : Adrien Gilles, joignable à agilles@dactyfil.fr.
La qualité, écoutée et mesurée
Écoute par une superviseuse
Les appels sont écoutés et analysés sur une grille d’écoute.
Enregistrement de 35 % des appels
À des fins de qualité uniquement, pour corriger et faire progresser l’accueil.
Des points réguliers avec vous
À votre demande ou planifiés, pour ajuster vos consignes.
- Qualiserv : certification de la qualité d’accueil (délai de décroché, accueil, suivi).
- SIST : membre du syndicat des professionnels du télésecrétariat.
Les urgences
Nous appliquons votre protocole : transfert vers vous, orientation du patient vers le 15 ou vers un service tiers (centre de soins immédiats, urgence privée). La décision médicale reste la vôtre.
Questions fréquentes
Les secrétaires de Dactyfil sont-elles tenues au secret médical ?
Oui. Chaque secrétaire signe une clause de confidentialité et applique notre charte de comportement. Elle ne communique aucune information sur un patient en dehors de vos consignes.
Où sont hébergées les données de mes patients ?
Quand nous travaillons dans votre agenda en ligne (Doctolib, Maiia, Perfactive, Itiaki…), les données restent chez son hébergeur certifié HDS. Les données de notre propre agenda en ligne et de Dactyfil sont hébergées chez OVH et conservées 3 mois.
Enregistrez-vous les appels de mes patients ?
Nous enregistrons 35 % des appels, à des fins de qualité uniquement. Ils sont écoutés et analysés par une superviseuse sur une grille d’écoute.
Signez-vous un contrat RGPD avec le cabinet ?
Oui. Chaque client a un contrat de sous-traitance RGPD.
Qui est le délégué à la protection des données de Dactyfil ?
Adrien Gilles, joignable à agilles@dactyfil.fr.
Combien d’appels décrochez-vous ?
95 % des appels sont traités, avec un temps d’attente moyen de 30 secondes.